Žaliojo rakto aplikavimo procesą sudaro trys dalys:
- Dokumentacijos pateikimas.
- Atliekami patikrinimai.
- Sprendimas dėl „Žaliojo rakto“ statuso suteikimo.
1. Paraiškos dokumentacija
- Pirmą kartą aplikuodamas Žaliojo rakto apdovanojimui gauti, programos dalyvis turi pateikti užpildytą paraišką ir visus reikalaujamus papildomus dokumentus.
- Kiekvienais sekančiais metais, pareiškėjas turi pateikti užpildytą paraišką ir pasikeitusius priedus (pvz. atnaujintą veiksmų planą).
2. Patikrinimai
- Patikrinimai įstaigoje atliekami pirmaisiais metais (prieš pirmąjį apdovanojimą) bei antraisiais metais. Vėliau patikrinimai atliekami pagal poreikį, bet ne rečiau kaip kartą per trejus metus.
- Kiekvienais metais vertinama paraiška ir paraiškos priedai.
3. Sprendimas dėl „Žaliojo rakto“ statuso suteikimo
- Jei pareiškėjas atitinka Žaliojo rakto programos reikalavimus, nacionalinė Žaliojo rakto programos taryba priima sprendimą dėl „Žaliojo rakto“ statuso suteikimo.
Bendras aplikavimo procesas
- Žaliojo rakto programoje dalyvauti norinti įstaiga kreipiasi į nacionalinį Žaliojo rakto programos koordinatorių.
- Pareiškėjas teikia užpildytą paraišką ir visus reikalaujamus priedus.
- Įvertinus pateiktą paraišką ir papildomus dokumentus, atliekamas patikrinimas įstaigoje.
- Paraiška ir patikrinimo rezultatai teikiami nacionalinės Žaliojo rakto programos tarybos narių sprendimui.
- Jei paraiška patvirtinama, įteikiamas Žaliojo rakto sertifikatas ir Žaliojo rakto ženkliukas (nurodomi einamieji metai).
- Žaliojo rakto apdovanojimas galioja 12 mėn. ir turi būti atnaujintas kiekvienais metais.
- Besibaigiant Žaliojo rakto sertifikato galiojimo datai, įstaiga teikia paraišką ir priedus. Rekomenduotina pateikti dokumentus likus ne mažiau kaip 2 mėn. iki sertifikato galiojimo laiko pabaigos.
